연구원 인건비 세액공제, 무엇을 남깁니까
현장의 질문들 - 12
연구원 인건비를 세액공제로 인정받으려면 그 인건비가 연구개발에 쓰였다는 근거가 있어야 합니다.
여기서 많은 회사가 같은 방식을 씁니다. 연말이나 신고 시점에 자료를 모으는 것입니다. 누가 어느 과제에 얼마나 참여했는지를 그때 정리합니다.
그런데 이 숫자는 만드는 것이 아니라 나오는 것입니다.
평소에 남은 기록에서 저절로 나와야 합니다. 정산 때 몰아서 만들면 그때 한 번 더 일이 생기고, 평소에 남으면 따로 만들 일이 없습니다.
이 글은 그러려면 무엇이 어떻게 남아야 하는지를 다룹니다.
두 가지를 증명하는 일입니다
인건비 공제는 결국 두 가지로 좁혀집니다.
| 누가 | 이 사람이 연구개발을 했는가 |
| 얼마나 | 그중 얼마가 연구개발에 쓰인 시간인가 |
앞은 사람에 관한 것이고, 뒤는 시간에 관한 것입니다. 그리고 이 둘을 따로 만들면 어긋납니다.
따로 만들면 어긋납니다
무엇이 어긋나는지 구체적으로 보겠습니다.
연구원이 연차를 쓴 날에 실험 기록이 남아 있으면 어떻게 될까요. 반차를 쓴 날에 하루치 참여 시간이 잡혀 있다면.
인건비는 근태에서 나오는 숫자입니다. 그런데 연구 기록은 대개 근태와 따로 관리됩니다. 두 곳이 안 맞으면 맞춰볼 때 바로 드러납니다.
같은 일이 과제 쪽에서도 생깁니다. 과제는 끝났는데 인건비 계상이 이어지거나, 참여 시간은 신고했는데 그 기간의 연구 기록이 없는 경우입니다.
어느 쪽이든 원인은 같습니다. 같은 사람의 같은 시간을 여러 곳에서 따로 관리했기 때문입니다.
적는 일을 늘리지 않는 방법
여기서 흔히 나오는 답이 "연구원에게 시간을 기록하게 하자"입니다. 과제별로 몇 시간을 썼는지 적게 하는 것입니다.
방향은 맞습니다. 어딘가에서는 사람이 배분해야 하기 때문입니다. 하루에 세 과제를 오갔다면, 그 시간을 어떻게 나눌지는 본인만 압니다. 실험 기록만으로는 나오지 않습니다.
문제는 적는 방식입니다.
매일 붙잡고 적게 하면 밀립니다. 늘어난 일은 뒤로 밀리고, 밀리면 몰아서 적게 되고, 기억으로 채운 시간표는 근태 기록과 어긋납니다. 처음에 피하려던 문제로 그대로 돌아갑니다.
한 번에 채울 수 있어야 합니다
참여 중인 과제가 한쪽에, 날짜가 다른 한쪽에 펼쳐진 표를 열어놓고, 편한 시간에 한 번에 채우는 방식이면 다릅니다. 매일 붙잡지 않아도 되고, 지난 며칠을 한눈에 보면서 채울 수 있습니다.
시간을 직접 적게 할 필요도 없습니다. 그날 그 과제에 몇 퍼센트를 썼는지만 고르면 시간은 계산되어 나옵니다. 연구원이 하는 일은 비율을 고르는 것뿐입니다.
매일 하는 일이 아니라, 가끔 한 번에 끝내는 일로 만드는 것. 이것이 시간표가 굴러가느냐 마느냐를 가릅니다.
과제 책임자가 확인하는 단계
본인이 적은 것만 있으면 자기 신고에 머뭅니다. 과제 책임자가 연구원별 투입 시간을 확인하면 근거의 무게가 달라집니다. 그 과제의 실제 진행을 아는 사람이 보기 때문입니다.
다만 승인 절차를 무겁게 만들면 그것도 밀립니다. 매달 한 번, 과제별로 한 화면에서 확인하는 정도면 충분합니다.
실험 기록은 대조에 씁니다
실험 기록에 과제가 붙어 있으면, 적어낸 시간과 실제 기록을 맞춰볼 수 있습니다.
어느 과제에 시간을 적었는데 그 기간에 그 과제의 연구 기록이 없다면, 신고하기 전에 알 수 있습니다. 시간표는 배분을 담고, 연구 기록은 그 배분을 뒷받침합니다. 둘이 서로를 확인합니다.
두 곳에서 가져와야 합니다
그러려면 정보가 두 곳에서 와야 합니다.
과제 — 이미 있는 것을 가져다 씁니다
과제 정보는 대개 이미 있습니다. ERP나 과제관리 시스템에 과제 번호, 기간, 참여자가 들어 있습니다. 연구노트가 그 목록을 가져다 쓰면 됩니다.
새로 만들면 같은 과제가 두 곳에서 관리되고, 두 곳은 반드시 어긋납니다.
가져다 쓰면 따라오는 것이 하나 더 있습니다. 과제 기간입니다. 종료된 과제는 목록에서 빠지므로 고를 수 없고, 고를 수 없으면 붙지 않습니다. 종료 후 계상이 저절로 막힙니다.
근무 시간 — 인사 시스템과 맞아야 합니다
출퇴근 기록, 연차, 반차는 인사 시스템에 있습니다. 인건비는 여기서 나오는 숫자이므로, 이 정보와 맞지 않는 연구 기록은 근거가 되지 못합니다.
연차를 쓴 날은 참여 시간에서 빠져야 하고, 반차를 쓴 날은 절반만 잡혀야 합니다. 이것을 사람이 확인하는 방식으로는 언젠가 놓칩니다.
근무 제도는 회사마다 다릅니다
여기서 실무의 어려움이 하나 더 있습니다.
자율출퇴근을 쓰는 곳이 있고, 시차출퇴근이나 재택이 섞인 곳도 있습니다. 반차, 반반차, 시간 단위 연차까지 회사마다 제도가 다릅니다. 같은 회사 안에서도 직군에 따라 다른 경우가 있습니다.
인건비 산정이 한 가지 근무 형태를 전제하고 있으면 우리 제도와 어긋납니다.
그러면 담당자가 손으로 맞추게 됩니다. 그런데 손으로 맞춘 숫자는 다시 근태 기록과 어긋납니다. 어긋남이 한 번이 아니라 두 번 생기는 것입니다.
그래서 시스템을 보실 때 "우리 회사 근무 제도를 그대로 담을 수 있는가"를 물어보셔야 합니다.
시스템에서 확인할 것
| 확인할 것 | 왜 |
|---|---|
| 시간표를 한 번에 여러 날 채울 수 있는가 | 매일 적게 하면 밀립니다 |
| 비율만 골라도 시간이 계산되는가 | 적는 부담이 크게 줄어듭니다 |
| 과제 목록을 가져다 쓰는가 | 두 곳에서 관리하면 어긋납니다 |
| 근태 정보와 맞춰지는가 | 연차·반차가 반영되어야 합니다 |
| 우리 근무 제도를 담을 수 있는가 | 자율출퇴근·시간 단위 연차 등 |
| 실험 기록과 대조할 수 있는가 | 신고 전에 어긋남을 잡습니다 |
과제관리나 인사 시스템이 따로 없다면 연구노트 안에서 관리해도 됩니다. 중요한 것은 연계 자체가 아니라, 같은 정보가 두 곳에서 따로 관리되지 않는 것입니다.
그래서 무엇부터
- 시간표를 어떻게 적게 할 것인지부터 보십시오. 매일 붙잡게 하는 방식이면 오래가지 못합니다
- 과제 목록이 한 곳에만 있는지 확인하십시오. 두 곳이면 어긋납니다
- 근태와 맞춰지는 구조인지 보십시오. 사람이 확인하는 방식은 언젠가 놓칩니다
- 우리 회사 근무 제도가 그대로 담기는지 물어보십시오
평소에 남으면 신고 때 만들 것이 없습니다.
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